قد يكون اختيار تاريخ فعاليّةٍ أمرًا صعبًا أحيانًا، لأنّه يؤثّر بشدّةٍ في جوانب عدّةٍ من اللقاء. وهذا يزيد الضغط على هذا القرار، خاصّةً حين يجب مراعاة توفّر ضيوفٍ مهمّين.
علاوةً على ذلك، لا تتعلّق الفعاليّة بما يجري خلالها فحسب؛ بل تتأثّر كثيرًا بموعد انعقادها. وإيجاد اللحظة المناسبة يتطلّب توازنًا دقيقًا بين اعتباراتٍ عدّة. ويهدف دليل الخبراء هذا إلى أن يرشدكم نحو القرار الصحيح.
ما الذي يتغيّر تبعًا للتاريخ والوقت المختارَين؟
هناك جانبان رئيسيّان سيتأثّران بهذا الاختيار: عدد الحاضرين والأجواء.
فالفعاليّات الصباحيّة قد تجذب جمهورًا مختلفًا عن السهرات، مثلًا. كما يُنصح بشدّةٍ، لأعياد الميلاد والأعراس، بتجنّب أيّام العمل، ليتمكّن ضيوفكم من الحضور والاستمتاع بالاحتفال دون قلقٍ بشأن اليوم التالي.
أمّا من حيث الأجواء، ففكّروا في كيف تحمل لحظاتٌ معيّنةٌ من اليوم جماليّاتٍ مختلفة. فتجمّع الـ«برانش» يوحي بأجواءٍ عفويّةٍ ودودة، مثاليّةٍ للأحاديث المريحة حول الطعام والشراب. في المقابل، تخلق سهرةٌ متأخّرةٌ إحساسًا بالحماس والحميميّة. لذا، قد لا تناسب بعض الساعات أو التواريخ فعاليّاتٍ بعينها بسبب المشاعر التي تثيرها بطبيعتها.
تميل الفعاليّات الليليّة إلى أجواءٍ أكثر مرحًا وعفويّة.
كما أنّ الوقت والتاريخ المختارَين قد يؤثّران في توفّر الأماكن الشهيرة وخدمات الضيافة. فبعض أماكن الزفاف، مثلًا، قد تكون محجوزةً بالكامل لأشهر، ما يضطرّ العروسين إلى الانتظار قليلًا ليروا حفل أحلامهما يتحقّق.
ما الذي ينبغي مراعاته عند اختيار تاريخ الفعاليّة
لاختيار تاريخٍ بحكمة، وكما ذكرنا في دليلنا لتنظيم الفعاليّات، من المهمّ تحديد أهداف الفعاليّة مسبقًا. أي حدّدوا المشاعر والأفعال التي ينبغي أن تثيرها فعاليّتكم لدى ضيوفكم، لتكون بوصلة القرارات التي تتّخذونها مع منظّم فعاليّاتكم أو زفافكم. وإلى جانب أهدافكم، ثمّة أمورٌ يجدر بالجميع مراعاتها. وقد اخترنا في Hello Moments & Co خمسةً منها ينبغي أن يضعها كلّ مضيفٍ أو منظّمٍ في الحسبان دائمًا.
1) انتبهوا إلى الموسميّة
العطل، والتقويمات المدرسيّة والمهنيّة، وحتّى الطقس، كلّها عوامل موسميّةٌ قد تؤثّر في عدد الحاضرين. لذا من المهمّ جدًّا أن تأخذوا وقتكم للبحث عن الأحداث التي ستقع قرب تاريخ فعاليّتكم أو في يومها نفسه.
2) تجنّبوا التواريخ القريبة من فعاليّاتٍ مهمّةٍ أخرى
في كلّ عامٍ تُقام مهرجاناتٌ ومؤتمراتٌ وندواتٌ وحفلاتٌ وأعراسٌ كثيرة، على سبيل المثال لا الحصر. واختيار تاريخٍ يتعارض مع فعاليّاتٍ تثير اهتمام جمهوركم أمرٌ محفوفٌ بالمخاطر، وسيقلّل غالبًا من عدد الحاضرين.
3) توفّر المكان
كما أسلفنا، إن كنتم تحلمون بمكانٍ بعينه، ففكّروا في الاستفسار عن توفّره قبل تحديد التاريخ. فالأماكن الشهيرة قد تكون محجوزةً لأشهرٍ بل لسنوات. وإن كنتم تحلمون بحجز خدماتٍ أو أماكن معيّنة، فبإمكانكم أو بإمكان منظّم فعاليّاتكم التواصل معها لمعرفة توفّرها قبل تثبيت التاريخ الرسميّ.
4) حركة المرور وتفاصيل التنقّل
إن كان المكان المختار في منطقةٍ مزدحمةٍ من المدينة، أو كان يتطلّب سفر ضيوفكم للمشاركة، فقد يكون من مصلحتكم اختيار تواريخ وأوقاتٍ تكون فيها القيادة أو التنقّل أكثر هدوءًا. فمواجهة ازدحامٍ شديدٍ قبل الفعاليّة قد تعكّر مزاج حتّى أكثر الضيوف إيجابيّة.
5) استشيروا الضيوف الأساسيّين قبل تحديد التاريخ
إن كان هناك أشخاصٌ لا بدّ من حضورهم لأيّ سبب، ففكّروا في سؤالهم عمّا إذا كان التاريخ الذي تنوون اختياره يناسبهم أيضًا. فهذا يجنّبكم المفاجآت غير السارّة ويضمن حضور ضيوفكم الأساسيّين.
اختياريّ: خصّصوا لحظةً للبحث في المعتقدات
إن كنتم ممّن يأخذون بالمعتقدات، فهذا أيضًا الوقت المناسب لبعض البحث. فالأعراس وأعياد الميلاد خاصّةً محاطةٌ بمعتقداتٍ شعبيّةٍ كثيرة، ولكم أن تقرّروا الأخذ بها أو لا. وإن لم تكن من اهتمامكم، فلا بأس بذلك تمامًا: فبصفتكم مضيفي الحفل، لكم القرار الأخير. ستساعدكم النقاط أعلاه على إيجاد تاريخ فعاليّتكم والاقتراب من مناسبة أحلامكم. تأكّدوا من أن التاريخ المختار يخدم أهدافكم، وراعوا جوانب كالموسميّة لضمان توفّر ضيوفكم ورضاكم.
نحن في Hello Moments & Co منظّمو فعاليّاتٍ متمرّسون، جاهزون لمرافقتكم في اختيار التاريخ، وفي غيره من الجوانب، لنجعل هذه المناسبة لحظةً لا تُنسى. احجزوا موعدًا لتبدؤوا التخطيط لفعاليّة أحلامكم في لندن أو المغرب.